Cepat atau lambat, setiap orang harus membuat slideshow dengan PowerPoint. Dan hasilnya tidak selalu yang terbaik. Hari ini kami menyajikan 13 tips untuk membuat presentasi Powerpoint yang lebih baik.
Meskipun kami akan fokus pada program presentasi Microsoft Office, banyak tips berikut juga akan melayani Anda jika Anda menggunakan Apple KeyNote atau alternatif untuk PowerPoint seperti Google Slides atau Impress, dari LibreOffice.
1. Sederhanakan teks
Terlalu banyak teks pada satu slide
Presentasi di PowerPoint (atau format lainnya) melengkapi presentasi yang akan Anda lakukan secara langsung dan oleh karena itu Anda tidak perlu atau tidak boleh menyertakan dalam slide semua teks yang akan Anda katakan. Tidak ada yang akan punya waktu untuk membaca semuanya, dan jika mereka melakukannya, mereka tidak akan dapat memperhatikan apa yang Anda katakan pada saat yang sama.
Teks pada slide harus benar-benar diperlukan dan digunakan lebih sebagai peta konsep atau petunjuk utama untuk apa yang Anda katakan daripada sebagai cerita yang koheren dalam dirinya sendiri. Jika Anda ingin presentasi masuk akal dengan sendirinya kepada seseorang yang hanya memiliki file PPT, gunakan catatan dan komentar.
2.Batasi diri Anda pada satu pesan per slide
Contoh berlebihan dari pencampuran beberapa tema pada satu slide
Sama pentingnya untuk menjaga teks di teluk untuk membatasi konsep yang disajikan sekaligus. Slide, tema, adalah titik awal yang baik. Mencampur beberapa tema mencairkan pesan, membingungkan pemirsa, dan membuat lebih sulit bagi diri Anda untuk membuat presentasi yang koheren.
Menyajikan satu topik per slide mengubah informasi menjadi potongan-potongan yang lebih mudah dicerna dan karena itu lebih mudah diingat. Tanpa berlebihan, tentu saja, ini tidak berarti bahwa presentasi harus memiliki 400 slide.
3. Ringkas presentasi Anda dalam tiga poin
Meringkas poin-poin terpenting di akhir presentasi
Presentasi bisa sangat kompleks dan panjang, tetapi poin yang paling penting tidak boleh lebih dari tiga dan harus didefinisikan dengan jelas. Dalam bahasa Inggris poin-poin ini disebut takeaways, sesuatu seperti ide-ide yang Anda bawa pulang.
Peserta mungkin tidak ingat apa yang telah Anda bicarakan tentang 90% slide, tetapi mudah-mudahan mereka akan mengingat tiga poin terpenting. Untuk memperkuatnya, tambahkan di akhir presentasi Anda, diringkas, menjadi saat yang tepat bagi peserta untuk mengambil foto slide atau membagikannya di jejaring sosial.
4. Mengurutkan konten
Menyusun ulang slide sangat mudah
Presentasi adalah cerita, dan dengan demikian perlu memiliki pengantar, plot, dan akhir. Dan bahwa plotnya koheren, dengan cerdas mengelompokkan topik yang diperlakukan dan tanpa melompat dari satu topik ke topik lain atau berhenti terus-menerus untuk menambahkan klarifikasi.
Sebelum Anda mulai bekerja di PowerPoint, buat skrip terperinci dari semua yang akan Anda diskusikan dalam presentasi. Jika Anda sudah memulai dengan presentasi, jangan takut untuk menyusun ulang slide ke posisi yang lebih masuk akal, meskipun periksa nanti bahwa kontinuitas belum rusak dan semuanya masih masuk akal. Menggunakan daftar bernomor
5. Lebih mudah untuk merujuk daftar bernomor
Kami berbicara sebelumnya tentang menyederhanakan teks, dan salah satu cara paling efektif untuk melakukannya adalah dengan membuat daftar. Daftar berpoin sangat efektif, tetapi cobalah menggantinya dengan daftar bernomor. Ini akan membuat hidup lebih mudah bagi Anda dan mereka yang menghadiri presentasi.
Dengan daftar bernomor Anda tahu sebelumnya berapa banyak elemen yang ada secara total dan Anda dapat mengikuti urutan alami. Jika kita berbicara tentang elemen keempat, maka yang kelima akan datang. Ini juga membuatnya lebih mudah untuk merujuk ke elemen-elemennya, karena Anda dapat menggunakan nomornya daripada harus menggambarkannya dengan upaya seperti “yang kedua di bawah”, atau harus membaca teksnya.
6. Jangan menambahkan semuanya ke presentasi
Hanya karena Anda tahu cerita yang bagus tidak berarti Anda harus menceritakannya, dan hanya karena Anda tahu ratusan fakta tidak berarti Anda harus menambahkan semuanya ke presentasi. Titik dan pilih informasi yang akan Anda masukkan ke dalam presentasi Anda.
Ide presentasi adalah untuk menawarkan informasi yang sudah dikunyah dan diringkas dan tidak membanjiri informasi, anekdot dan cerita yang tidak terkait secara ketat. Guy Kawasaki mengatakan bahwa presentasi tidak boleh berlangsung lebih dari 20 menit, dan jika Anda mengalahkan semak-semak Anda kemungkinan besar akan melebihi angka itu.
7. Jangan menemukan kembali roda dengan air mancur
Kesalahan umum dalam presentasi adalah menggunakan ukuran font yang terlalu kecil, dan Guy Kawasaki memiliki aturan lain tentang hal itu yang agak terluka di masyarakat: jangan gunakan ukuran yang lebih kecil dari 30 poin.
Tetapi tidak hanya ukuran teks yang penting, tetapi tipografi. Font default benar dalam banyak kasus dan jika Anda perlu menggunakan yang lain untuk beberapa alasan, jangan menemukan kembali roda: pilih font sederhana dan bebas serif yang lebih mudah dibaca di layar.
8. Sematkan font di PPT
Jika Anda telah mengabaikan saran di atas dan menggunakan font non-standar dalam presentasi Anda (mungkin karena itu adalah font resmi perusahaan Anda), maka pastikan PPT akan terlihat sama di PC mana pun dengan menyematkan font dalam file.
Untuk melakukan ini, buka Opsi PowerPoint dan buka bagian Simpan. Di sana Anda akan menemukan opsi Sematkan font dalam file, yang dapat Anda pilih dalam dua rasa: hanya menyimpan karakter yang digunakan dalam presentasi – yang menempati lebih sedikit – atau menyimpan semuanya – yang memungkinkan orang lain untuk mengedit teks nanti bahkan jika mereka tidak memiliki font.
9. Konsisten dengan desain
Template perusahaan membosankan dan beberapa ahli dalam presentasi ini menentang penggunaannya, tetapi keuntungan yang jelas mereka miliki adalah Anda mendapatkan desain yang seragam, dengan font, ukuran, dan gaya yang sama dari satu slide ke slide berikutnya.
Ini tidak berarti presentasi Anda harus benar-benar monoton dan berulang, tetapi Anda dapat menambahkan variasi dengan menambahkan gambar berkualitas ke ukuran penuh, daripada menjadi asli dengan font dan tata letak.
10. Gunakan gambar berkualitas
Saat ini Anda tidak memiliki alasan untuk menyertakan gambar berkualitas dalam presentasi Anda. Ada banyak situs web di mana Anda dapat mengunduh foto bebas royalti dan berkualitas (berikut adalah 31), yang akan menggambarkan presentasi Anda lebih baik daripada ribuan kata.
Hindari cliparts dan stok gambar yang belum Anda beli dan karena itu sertakan tanda air di atas. Cliparts telah menjadi sangat usang dan akan membuat kesan buruk terlepas dari isi pembicaraan Anda.
11. Jangan berlebihan dengan animasi
Cobalah untuk meminimalkan animasi dan transisi. Meskipun Anda sangat ingin menggunakan setidaknya beberapa transisi paling keren yang tersedia di PowerPoint, jarang kali mereka menyatukan apa pun.
Transisi dan animasi mengalihkan perhatian dari isi pembicaraan dan menjadi sangat berat ketika disalahgunakan. Sulit untuk menahan godaan untuk menggunakan efek yang paling mengesankan, saya tahu, tetapi setidaknya cobalah untuk menguranginya sebanyak yang Anda bisa.
12. Sederhanakan grafis
Grafik ini tidak dipahami oleh siapa pun
Saran yang Anda patuhi pada tema slide juga berlaku untuk grafik. Kami sering menggunakan bagan yang baru keluar dari Excel apa adanya, yang berarti mereka menyertakan lebih banyak data daripada yang sangat diperlukan untuk presentasi.
Para ahli merekomendasikan untuk menyederhanakan grafik sebanyak mungkin, hanya menunjukkan data yang akan Anda tangani dalam presentasi. Jika ada beberapa, Anda selalu dapat memisahkan grafik menjadi beberapa slide, dan fokus pada sepotong data di masing-masing.
13. Sertakan video atau gunakan YouTube
Ada beberapa momen yang lebih mengecewakan selama presentasi daripada ketika seseorang perlu memutar video, sehingga mereka meninggalkan PowerPoint dan membuka desktop, mencari video dan memutarnya dengan pemutar eksternal, yang kemudian tidak berfungsi karena kurangnya codec atau karena PC itu tidak memiliki pemutar video yang disiapkan. Hindari masalah dan masukkan video ke PowerPoint, dari Sisipkan – Video.
Anda juga dapat menyisipkan video langsung dari YouTube, meskipun terkadang dapat menimbulkan masalah. Jika Anda ingin memastikan semuanya akan baik-baik saja, unggah video ke YouTube (sebagai pribadi, jika Anda tidak ingin ada yang melihatnya) dan tambahkan tautan dalam presentasi. Pastikan, tentu saja, bahwa Anda akan memiliki Internet di PC yang Anda gunakan untuk memberikan presentasi.
